Зачем бизнесу электронный документооборот?

Многие предприниматели, даже сейчас в 2020 году, по старинке обмениваются бумажными договорами и актами, осуществляют внутреннее согласование приказов через подписание бумажных версий, хотя существует альтернатива — электронный документооборот. Не понимают, как это работает, экономят, боятся утечек информации — причин много, но последствия предсказуемы: снижение эффективности работы.

Электронный документооборот может оптимизировать как внутренние бизнес-процессы компании, так и работу с контрагентами, учитывая тип документов, с которыми она имеет дело, и особенности работы с документами в конкретной компании или государственной организации. Это позволяет меньше времени тратить на подготовку, обработку, доставку документов и получение платежей.

Переход на ЭДО может помочь решить следующие задачи:

  1. Повышение эффективности внутренних бизнес-процессов.

Подготовка, согласование у различных руководителей и подписание внутренних приказов и положений существенно упрощается, время на данные задачи сокращается, а вероятность ошибок снижается. Также снижаются трудозатраты.

  • Сокращение расходов

После перехода на ЭДО не нужно тратиться на печать и доставку документов кроме исключительных случаев. При стандартной работе с документами нужно оплачивать: расходы на печать, выплаты сотрудникам, который согласует документы, расходы на хранение и курьерскую доставку.

  • Повышение качества контроля

После внедрения ЭДО документы невозможно потерять, а расхождения в них контролировать гораздо проще.

  • Сохранение юридической силы документов

Электронные документы обладают юридической силой, поэтому их не нужно дублировать на бумаге. Это преимущество обеспечивается за счет соответствия федеральным законам и приказам ФНС и других контролирующих органов. Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ разрешает подписывать документы электронной подписью. Также электронный документ не может истереться, обветшать со временем.

  • Организация порядка во внутренней документации компании

Документы компании систематизируются для удобства работы с ними, любой файл можно будет найти за пять секунд. Единая база документов позволяет исключить дублирование, ускоряет распространение документов в компании, позволяет фиксировать изменения документов и экономит рабочее время сотрудников.

Полученное посредством решения данных задач повышение эффективности бизнес-процессов может позволить повысить конкурентоспособность и улучшить финансовые показатели.

ИТ-аудит как средство повышения конкурентных преимуществ

Информационные технологии сегодня – это, без преувеличения, основной инструмент повышения эффективности бизнеса. И наиболее успешен тот, кто грамотно использует современные ИТ-разработки, имеет продуманную ИТ-стратегию и

Подробнее...

Импортозамещение КИИ* (критической информационной инфраструктуры) в России

О переходе госсектора и бизнеса на отечественное программное обеспечение (ПО) и IT-оборудование говорят уже несколько лет. Все это время эксперты ломают копья и спорят о

Подробнее...

Цифровой рубль. Быть или не быть?

Банк России углубленно прорабатывает концепцию CBDC. Так называемый цифровой рубль, который в ближайшем будущем сможет существовать параллельно с наличным и безналичным обращением. CBDC — это

Подробнее...

ЭКО-системы. Законодатели тренда. Есть ли шанс попасть в последний вагон?

Чтобы привлечь драгоценного клиента и удержать его, недостаточно быть просто банком или просто авиакомпанией, или просто химчисткой. Лучше быть Яндексом, Сбером или МТС : )

Подробнее...

ГЧП

Государственно-частное партнёрство (ГЧП) — это форма сотрудничества государства и бизнеса, основанная на объединении ресурсов и распределении рисков в целях создания инфраструктуры. Сферы: транспорт, дорожное строительство,

Подробнее...
Call Now Button