ТОП 5 экспертных советов по оптимизации бизнес-процессов с помощью автоматизации
Использование программного обеспечения и технологий для осуществления повседневных задач ускоряют бизнес-процессы. Делают их эффективными и безошибочными. Сегодня поделимся советами, как оптимизировать рабочие процессы компании с помощью автоматизации.
1) Определение направлений
Перед тем как внедрять автоматизированные системы, необходимо разложить все бизнес-процессы по полочкам и определить ключевые направления. Это поможет избежать ошибок в будущем и позволит верно выбрать инструменты и обозначить задачи, которые требуют автоматизации.
Например, если Вы хотите автоматизировать процесс обработки поступающих заказов. Начните с пошагового алгоритма, который описывает весь путь от звонка клиента или поступления заявки до передачи заказа на производство.
Если процессы окажутся непоследовательными, автоматизация не даст нужного результата.
2) Исключение ручного труда там, где это возможно
Автоматизация рутинных задач уменьшит риск возникновения ошибок, освободит время сотрудников на выполнение других функций, оптимизирует его рабочий день.
Можно избавиться от ручного создания еженедельных отчетов. С этим заданием справится автоматическая система, которая будет формировать итоги по заданным ключевым параметрам. А установка системы отправки писем оповестит клиента об изменении статуса.
3) Включение персонала в процесс автоматизации
Сотрудники ежедневно выполняют одни и те же операции. Любые изменения вызывают отрицательную реакцию. Чтобы этого избежать, полезно вовлекать сотрудников в процесс внедрения. Если они видят, что их мнение учитывается, отношение меняется. Кроме того, бывает нелишним увидеть взгляд изнутри. Например, сотрудник отдела продаж может предложить рекомендации по оптимизации системы и указать на слабые места, где можно упростить процессы.
В процессе развития компания вводит программы одну за другой. Наименования одного и того же элемента могут вноситься по-разному. Важно, чтобы был единый справочник для совместимости отчетных документов и консолидации данных. Например, в некоторых продуктах 1С есть модуль для систематизации информации MDM, благодаря которому можно управлять НСИ.
5) Установка интегрированных систем обмена данными
Для ведения бизнеса чаще всего компании используют несколько программ. Важно чтобы данные различных систем могли взаимодействовать между собой и при изменении информации в одной программе, происходило автоматическое обновление в другой. Например, 1С может интегрироваться не только с любой CRM-системой, но и с приложением на телефоне. Это удобно, когда нужен удаленный доступ к информации.
Необходимо отладить рабочие процессы и автоматизировать их? Записывайтесь на консультацию.