Как автоматизация бизнес-процессов увеличивает эффективность компании?

Автоматизация бизнес-процессов — частный случай их оптимизации. Автоматизировать абсолютно все невозможно, однако в сферах, где есть монотонные итерации, обработка большого количества информации, это важно. Передача части функций программному обеспечению освобождает время и ресурсы для решения важных задач и помогает экономить на рутине.

Смоделируем несколько ситуаций, с которыми может столкнуться компания и рассмотрим, насколько автоматизация бизнес-процессов упрощает жизнь.

Рассмотрим работу маркетплейсов. У менеджеров по продажам много рутинных задач: созвониться с клиентом, согласовать заказ, проверить оплату, наличие на складе, отследить отправку. На маркетплейсах эта цепочка действий существенно укорачивается до получения заказа менеджером и отправки товара клиенту. Все остальные задачи решает программное обеспечение.

Рассмотрим еще один пример. Заявки от клиентов приходят на электронную почту. Менеджеры не могут их оперативно зафиксировать и обработать. В результате долгой обратной связи часть клиентов обращаются к конкурентам. Внедрение CRM-системы помогает увеличить число обрабатываемых запросов. Система автоматически соберет заявки и уведомит менеджера о задаче. В результате время реакции уменьшается до 5 минут.

Допустим, у компании есть проблема, когда клиенты не дозваниваются из-за занятой линии и их звонки не фиксируются. В этом случае снова выручит автоматизация: интеграция CRM и IP-телефонии. Если один сотрудник разговаривает, звонок автоматически уходит другому и клиент дозвонится в любом случае.

При отсутствии автоматизированной системы на предприятии руководителю сложно отследить количество обрабатываемых заявок и оценить продуктивность конкретного менеджера. Софт решает данную проблему. Программа установит сроки выполнения для каждой заявки. В случае их нарушения, заявку перейдет в статус просроченных. Руководитель может отследить подобные заявки и перераспределить их между менеджерами, а также увидеть общую аналитику эффективности работы за выбранный период времени по любому сотруднику.

Автоматизация может сократить время обработки документации. Например, на заполнение одного договора или счета вручную тратится от 15 минут. Системы управления документами имеют типовые шаблоны. Подгрузка данных происходит автоматически из карточки клиента. В результате документ формируется нажатием пары кнопок, а у сотрудника освобождается время на выполнение иных операций.

Таким образом, суть автоматизации сводится к внедрению софта, который помогает выполнять рутинные бизнес-процессы продуктивней, быстрей и эффективней. При этом экономит деньги, временные и человеческие ресурсы и оберегает от ошибок в расчетах.

Есть процессы, которые нужно автоматизировать? ГК Финрул помогает подобрать сервис и внедрить его в ваш бизнес.